Notulen jaarvergadering 2023/2024
Datum: 31-01-2024
Plaats: Karspelhof
Tijdstip: 20.00 uur
Aanwezig: 32 leden inclusief 5 leden bestuur.
Afgemeld voor de vergadering: Mevr. Drewes, Hr. A. Oosting, Mevr. Weima, Hr. Weurding en EJ. Zwiers
| 1 | Opening. De voorzitter heet iedereen welkom, legt uit waarom de agenda op het scherm staat ipv papier en neemt de agendapunten door. |
| 2 | Mededelingen. Er zijn geen mededelingen. |
| 3 | Notulen jaarvergadering 23 maart 2023. Opmerkingen: 1. De vergadering ging niet over 2023 maar over 2022. 4. Het financieel overzicht is van 2022, niet van 2021. Dit jaar moet een nieuw lid voor de kascommissie worden gevraagd. 8. Voorzitter legt de rol van de nieuwe bestuursleden uit. |
| 4 | Jaarverslag van de secretaris. De voorzitter leest het verslag voor omdat de secretaris daar moeite mee heeft. Hr. Hut vraagt wat er met de nog niet verhuurde tuinen gebeurt. Hr. Valkeneer stelt voor deze per 1 mei beschikbaar te stellen aan leden om leegstand te voorkomen. Secretaris zegt er vertrouwen in te hebben dat de tuinen nog verzegd gaan worden maar anders het voorstel van Hr. Valkeneer te volgen. Hr. Noorman geeft aan dat automatische ontvangstbevestiging van verzonden mail geen bewijs is dat de mail door de juiste persoon is gelezen. Secretaris bevestigd dat het nooit zeker kan zijn, ook niet of een fysieke brief wel gelezen wordt. Hr. Noorman biedt aan de fysieke brieven dan wel rond te brengen. |
| 5 | Financieel overzicht 2023 van de penningmeester. De voorzitter legt de RABO-actie uit en wat de plannen zijn met het gekregen bedrag. Ook wordt uitgelegd dat op het overzicht van 2023 achterstallige huur en maaikosten van voorgaan jaar is meegenomen en dit overzicht dus niet representatief is voor komend jaar. Mevr. Hegen vraagt waar de vergaderkosten uit bestaan. Uitgelegd wordt dat deze bestaan uit huur vergaderlocatie en consumpties voor de aanwezige leden. Hr. Brandsema zegt de huidige borg te laag te vinden. Hij vindt dat de borg bij het plaatsen van een schuurtje op €200 moet liggen. Afgesproken wordt de borg in het komende jaar te bespreken. Hr. Hut wil dat in het nieuwe regelement leden verplicht worden te helpen bij het ruimen van niet leeg achter gelaten tuinen. |
| 6 | Begroting 2024 De voorzitter legt de begroting voor 2024 uit en stelt voor de huur en het lidmaatschap jaarlijks iets te verhogen. Hierover wordt gestemd en iedereen is het er mee eens. Hr. Valkeneer meldt dat stemmingen in deze vergadering pas geldig zijn voor een verhoging volgend jaar. Secretaris vraagt of stemmen over een uitzondering dan wel over dit jaar kan gaan, dit wordt door Hr. Valkeneer bevestigd. Voorzitter vraagt de leden te stemmen om de verhoging al dit jaar in te laten gaan en komende jaren zonder expliciete toestemming procentueel te mogen verhogen n.a.v de CPI . Wederom wordt hier unaniem positief op gestemd. |
| 7 | Verslag van de kascommissie. Op 19-01-2024 heeft de kascommissie de gevoerde administratie nagekeken en geen onrechtmatigheden bevonden. Mevr. Weima heeft haar bevindingen schriftelijk gedeeld daar zij niet op de vergadering kon zijn, Mevr Overdevest heeft haar bevindingen persoonlijk toegelicht. De algemene indruk was netjes en overzichtelijk, een paar bankkosten zijn toegelicht. Conclusie was dat het lidmaatschap iets verhoogd zou moeten worden. Beiden gaan akkoord met de inhoud en decharge is verleend. Voorzitter bedankt de kascommissie Mevr. Hegen vraagt waarom de vereniging een buffer nodig heeft. Uitgelegd wordt dat dit is voor bijvoorbeeld het onderhoud van de schuilhokjes en pompen, en het eventueel ontginnen van BV3 wanneer er meer leden komen. |
| 8 | Bespreken en vaststellen Visiedocument en Huishoudelijk reglement. Mevr. Overdevest stelt voor eerst een pauze te houden., Dit wordt door de voorzitter over genomen. De voorzitter neemt de voorgestelde veranderingen door waarna leden hun mening kunnen geven. Hr. Valkeneer zegt schuurtjes worden niet toegestaan door de gemeente. Hr. Noorman zegt er staat in de statuten dat wanneer de gemeente de gedoogde schuurtjes weg wil ze sowieso weg moeten. Mevr. Veenema zegt dat de maten van een schuurtje irrelevant zijn. Hr. Meijering geeft aan dat door het zachte weer er meer coloradokevers zullen zijn en die dus harder bestreden moeten worden. Hr. Brandsema geeft aan dat sommige aardappelrassen 1 x per 2 jaar op dezelfde plek mogen staan. Mevr. Veenema zegt dat informatief beter werkt dan regels, Hr. Koster beaamt dit. Voorgesteld wordt dat Mevr. Veenema, Hr. Koster en Hr. Leentfaar samen gaan praten over de invulling van de HHR. Hr. Hut vindt dat aan nieuwe leden de plek gemeld moet worden waar voorgaande jaren aardappels stonden. Hr. Zomer meldt veel last te hebben van engerlingen, Mevr. Veenema zegt dat deze effectief bestreden kunnen worden met aaltjes. Hr. Hut geeft aan dat dit te duur is. |
| 9 | W.v.t.t.k Mevr. Hegen meldt dat er “roestprut” op de pomp zit. Volgens Hr. Zomer komt dit omdat de pompen niet diep genoeg zijn. Hr. Smit zegt dat alle pompen 10 meter diep zijn en dat hij alle pompen gaat nakijken. Gevraagd wordt wat de tuinkeurregels zijn. Hr. Verbeek geeft aan dat het nieuwe bestuur dit nog vorm aan het geven is. Voorzitter stelt voor dat leden, indien gewenst, mee kunnen lopen met de keuring. |
| 10 | Rondvraag. Hr. Noorman vindt dat er meer gebruikt gemaakt moet worden van de website en facebook, secretaris wijst hem op de lijst die rond is gegaan om aan te melden voor de communicatiegroep die hier invulling aan gaat geven. Hr. Valkeneer zegt het ongepast te vinden dat een bestuurslid mee helpt bij het afval verbranden van Hr. Meijering net buiten het complex. Het bestuur beaamt dat dit ongepast was en is besproken. Hr Meijering wordt gevraagd, in opvolging van zijn verzoek vorig jaar om rekening te houden met zijn koeien, zich aan de toegestane brandtijden van de vereniging te houden. Hr. Talens biedt zich aan voor de kascommissie, Hr Balsma geeft aan zich ook beschikbaar te stellen. Hr. Noorman geeft aan dat er buiten de RABO-actie meer subsidiemogelijkheden zijn. Afgesproken wordt dat Hr. Noorman en de voorzitter hier, na 1 mei, samen de mogelijkheden gaan bekijken. Hr. Noorman vraagt waarom we niet zelf het gras maaien. De Voorzitter geeft hierop een mogelijkheid aan om zelf een maaier te kopen om op te knappen. De kosten hiervan worden echter naar alle waarschijnlijkheid hoger dan de maaikosten. Hr. Lubbinge geeft aan dat er regelmatig vreemden op het complex lopen. Hr. Valkeneer en Hr. Meijering bevestigen dit. Afgesproken wordt deze mensen direct aan te spreken en te melden bij de secretaris. Er moeten nieuwe bordjes “verboden voor onbevoegden” komen. |
| 11 | De voorzitter vraagt of er nog opmerkingen zijn waarna wordt besloten de vergadering te beëindigen. De voorzitter bedankt iedereen voor zijn/haar komst en wenst iedereen een mooi tuinseizoen. |
