notulen jaarvergadering 2024/2025

datum:               29-1-2025
Plaats:                Karspelhof
Tijdstip:              20.00 uur

Aanwezig:          22 leden inclusief 4 bestuursleden. Secretaris i.v.m. persoonlijke omstandigheden per telefoon.

1Opening.
De voorzitter heet iedereen welkom en neemt agendapunten door.
2Mededelingen.
Er zijn geen mededelingen.
3Notulen jaarvergadering 31 januari 2024 zijn voorgelezen door de voorzitter.

Opmerking: verzuimd is te vermelden dat het visie document is vastgesteld.
4Jaarverslag van de secretaris.
Jaarverslag van de secretaris is voorgelezen door de voorzitter.

Vraag A. Hut: hoe groot is de onderhoudsgroep? Antwoord H.J. Smit: In totaal 5 personen.
5Financieel overzicht 2024 en begroting 2025 zijn doorgenomen door de voorzitter.
De voorzitter heeft de taken in overleg overgenomen van H.J. Smit i.v.m. boekhoudprogramma.

Opmerking H. Verbeek, verhoging tarief is niet 3,50 euro maar 2,50 euro. 
Vraag B. Brandsema, indien tuin bij opzegging niet naar wens is opgeleverd wat dan? Huurder krijgt borg niet terug. Vereniging draait op voor de kosten. Hier is geen aparte pot voor maar kan wel apart vermeld worden in de boekhouding.
6Verslag van de kascommissie.
De kascommissie, bestaande uit A. Overdevest en J. Balsma, heeft de gevoerde administratie nagekeken en geen onrechtmatigheden bevonden. Beiden gaan akkoord met de inhoud en decharge is verleend. De voorzitter bedankt de kascommissie. A. Overdevest treedt af en M. Koster geeft zich hiervoor op.
7Nieuw huishoudelijk reglement is v.n.l. opgesteld door M. Koster en is voorgelezen door de voorzitter.

Vraag B. Brandsema, bij klacht over buurman hoe dan te handelen? Doet het bestuur dan iets? Antwoord: probeer eerst zelf de buur te benaderen en het te bespreken. Indien je daar niet uit komt geef de klacht dan door aan het bestuur. Die beoordeeld de klacht en kan indien nodig actie ondernemen.
Vraag B. Brandsema, moet mesthoop bedekt worden? Antwoord: Ja. 
Vraag I. Hegen, moet de greppel naast jouw tuin ook schoongehouden worden door de huurder? antwoord: Ja.
Vraag J. Weima, mono teelt mag niet dus 2x aardappels op dezelfde plek is niet toegestaan.? antwoord: dat is juist.
Vraag B. Brandsema, mag er nog wel iets verbrand worden in de winterperiode? Antwoord: nee dat mag niet. Dit is al jaren zo en is verboden in de gemeente Midden Drenthe.
Verzoek is om bij nieuwe leden het huishoudelijk reglement en statuten te laten ondertekenen.
8Aftreden bestuursleden. A. Pouwels en H.J. Smit.
9Nieuwe bestuursleden.
J. Balsma meldt zich aan en is bereid het penningmeesterschap op zich te nemen. Verder  voorlopig geen nieuwe aanmeldingen. Het bestuur plant later in het jaar een nieuwe vergadering indien er op dat moment nog geen nieuw bestuurslid is.
I. Hegen meldt zich aan voor de kascommissie omdat J. Balsma zichzelf niet kan controleren.
10W.v.t.t.k.
Vraag H. Verbeek, mag plattegrond met tuinnummer en naam huurder gedeeld worden via Mail? Antwoord, is akkoord.
Vraag A. Hut, niet iedereen heeft een borg betaald en 25 euro is niet veel. Hoe te handelen als tuin slecht is opgeleverd? Antwoord, volgens nieuw huishoudelijk reglement kan bestuur kosten verhalen op huurder.
Vraag M. Koster, moet er bij einde contract niet een opleveringsdocument komen? Antwoord, bestuur neemt dit mee.
Vraag A. Hut, mag je meer dan 30 cm de grond in (spitten)?  Antwoord, ja dat mag.
Vraag A. Hut, blijft H.J. Smit de pompen onderhouden? Antwoord H.J. Smit, ja.
Vraag J. Weima, gezien haar lengte vraagt ze of een pomp aangepast kan worden aan haar lengte. H.j. Smit zal dit bekijken en verwacht dat dit kan lukken.
Vraag T. Meijering, mag men 4 tuinen houden en daar gras inzaaien? Antwoord. ja dat mag. Mag men onbeperkt regentonnen/vaten houden? Antwoord, nee dit mag niet.
Vraag, wie is verantwoordelijk voor afvoer water? Het is nml erg nat. Antwoord, het lost zich in het voorjaar altijd vanzelf op.
Vraag A. Royinga, moet er niet een bord bij de ingang komen met verboden toegang? Antwoord, ja we moeten bord nog verplaatsen.
Opmerking M. Koster, er is subsidie mogelijk vanuit de provincie van maximaal 4000 euro. Kunnen wij als vereniging hier een beroep op doen? Antwoord, het bestuur zal hiervoor een oproep doen via nieuwsbrief.
11De voorzitter sluit om 22.15 uur de vergadering en bedankt iedereen voor haar/zijn komst.